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Soluciones de Alaris

Instituciones judiciales logran mayor productividad gracias a la implementación del expediente digital

Esta nueva herramienta facilita el acceso a la información, mejorando la atención al público.

Los organismos públicos se caracterizan por manejar una numerosa cantidad de expedientes de distintas características, y las instituciones judiciales no son la excepción. La administración de toneladas de papel trae aparejados problemas de espacio, almacenamiento adecuado y acceso eficiente a la información.

Desde el año 2011, Alaris, empresa de Kodak Alaris, contribuye con sus líneas de escáneres a digitalizar documentos de forma inteligente para maximizar la productividad de la gestión diaria.

Una de las principales instituciones judiciales de Argentina fue incorporando gradualmente 48 equipos ScanStation 520 de Kodak Alaris para digitalizar todos sus documentos. Con la firme convicción que el expediente digital era el camino a seguir, decidieron incrementar considerablemente el stock de equipos de Kodak Alaris para complementar sus procesos documentales del tipo “just in time”.

El objetivo de este proyecto fue mejorar el método de atención al público y facilitar el trabajo a los empleados judiciales y abogados de la provincia con un nuevo modelo de gestión apoyado por scanners de Kodak Alaris. La incorporación de 200 nuevos ScanStation 730EX apuntalaron el despliegue del expediente digital y el proceso de cambio entre las oficinas con papel y sin este insumo.

Beneficios obtenidos por la institución

• Mayor productividad y simplicidad de operar desde una pantalla táctil.

• Liberación de espacio físico del edificio céntrico, generando mayor comodidad al personal, más orden y limpieza.

• Fácil acceso a la documentación de forma segura y rápida, convirtiéndola en un recurso digital valioso ya que se incorpora directamente a los procesos diarios del organismo.

El programa de modernización del organismo judicial integra las múltiples aplicaciones que dispone el organismo con la documentación asociada, permitiendo así escalar hacia un escenario donde el papel cuyo origen no es propio al llegar a la organización, se escanea y en el mismo momento queda asociado a su trámite y disponible para su desmaterialización.

En uno de sus procesos internos más críticos, el organismo complementa el expediente electrónico con la digitalización “just-in-time” mediante un escáner “inteligente” ScanStation 730EX de Kodak Alaris, el cual sin ninguna acción adicional asocia la documentación al trámite correspondiente en tiempo y forma.

Deshacerse del caos de papeles

El equipo de Kodak Alaris acompañó al cliente para implementar lo que técnicamente se denomina “el proceso de desmaterialización”. Consiste en desechar papel que está por ejemplo en las Unidades Judiciales en forma de sumarios.

Es decir, todas las denuncias que hace el ciudadano cuando por ejemplo le roban documentación personal, pierde un cheque, tiene un problema con su auto, entre otras. Mientras que las personas se llevan un certificado, en tribunales se archiva la documentación presentada que inevitablemente se va acumulando. Por eso se comenzó a digitalizar los documentos, a fin de generar una solución de imágenes que luego se publica en el portal de intranet del organismo.

El proyecto también prevé la aplicación de alrededor de 250 centros de Digitalización Comunes en las distintas oficinas para poder desplegar esta solución con mayor velocidad y abarcar más ámbitos del organismo. La instalación de los scanners dará contención al volumen de trabajo y a la cantidad de funcionarios judiciales que operan en las 24 ciudades y los 110 domicilios judiciales del distrito.

Alaris

Alaris es una empresa líder proveedora de soluciones de captura de información que simplifican los procesos empresariales. Su propósito es ayudar al mundo a dar sentido a la información mediante soluciones inteligentes conectadas que se basan en décadas de innovación en la ciencia del procesamiento de imágenes. Su oferta de escáneres, software y servicios de reconocido prestigio está disponible a nivel mundial y a través de su red de socios de canal.

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